總是收不到郵件回復？6個技巧讓學術交流更高效

電子郵件，讓研究者們又愛又恨，是他們必須依賴的交流工具。

研究者們都收到過那種啰嗦冗長、抓不住重點、讓人讀不下去的電子郵件；也可能發送過一些漏掉重要細節，希望能立即撤銷的電子郵件。然而，很少有研究者會停下來思考一個問題：為了避免這些失誤，我們要如何撰寫電子郵件。

近日，加拿大多倫多大學的一名細胞生物學博士生Benjamin Tsang，在Nature上分享了自己撰寫電子郵件的經驗。他曾在加拿大多倫多的兒童醫院，擔任了一年半的臨床研究項目經理，之后到多倫多大學擔任實驗室經理一職長達5年。現在，他已經成為了那里的一名博士生。

由于這段特殊的職業經歷，Benjamin Tsang從數千封電子郵件和許多被遺漏的附件里，磨練出撰寫電子郵件的“藝術”。他的大部分經驗是在實驗室交流中獲得的，在那里他需要經常與20多位學生以及一位研究主管進行郵件交流。

下面是他所總結的，在撰寫電子郵件時，可能會對研究者有所幫助的六個方法：

1.簡明扼要。電子郵件沒有字數限制，所以有些研究者會在郵件中長篇大論。但這也并不意味著必須發送非常短的電子郵件，因為有的信息本就需要用更長的篇幅來解釋。在寫電子郵件時，我們要從讀者的角度出發，詢問自己希望讀者從郵件中獲取哪些重要信息。另外，我建議在郵件中加粗或突出顯示重要信息，這樣可以讓讀者更快地注意到關鍵問題。

2.使用具有可操作性的詞句。如果是寫請求幫助、解釋說明或是需要回復的郵件時，這個細節尤其重要，否則你可能發送了一封需要回復的郵件，卻沒有收到任何回復。如果是向主管發送實驗計劃，我建議使用明確的陳述句來說明你需要什么。例如：

“請查看附件中的實驗計劃。我希望能得到對實驗計劃里第4頁上的圖5的具體反饋，以及關于計劃本身的整體評價。”

這封郵件中明確說明，你希望主管仔細審查整個實驗計劃，并針對重點內容提供建議。

3.可以的話給出截止日期，并解釋為什么你要在此之前收到回復。我們都有過焦急地等待回復的時候，通過在郵件中給對方提供截止日期，可以消除等待的不確定性，幫助我們緩解緊張情緒。例如：

“（接上例）……提交實驗計劃的截止日期是11月25日。如果您能在11月20日之前審閱，我就可以根據反饋修改計劃并提交。”

通過這種方法，你就可以給收件人留下明確的截止日期。另外，要注意根據工作的情況和復雜程度，給對方留出合理的處理時間。

4.及時跟進。有時候，收件人僅僅是因為手上工作太多，而忽略了你的電子郵件。因此要在郵件中明確表示你會再次聯系對方。例如：

“（接上例）……我會在3天后再次致信，詢問您審閱情況，以及是否還需要其他幫助。”

這樣，你就給自己留下了心理上的余地：如果沒有收到回復，還可以在指定的日期給對方發送跟進郵件。大多數情況下，第二封提醒對方的郵件足以引起回應。但也要記住，提醒自己跟進同樣重要，因為有的收件人可能會把第二封郵件作為開始工作的通知，所以盡量把這些日期記錄在你的日程中。

5.用一封電子郵件來說明所有內容。電子郵件通常用于傳遞正式的或者重要的信息，這意味著如果你經常多次發送電子郵件來補充信息，那么這些郵件就會失去重要性。有一種簡單有效的方法，可以避免在兩分鐘內連續發送多封帶有額外信息的郵件，那就是在發送電子郵件之前先全文閱讀郵件內容。

如果你不確定郵件內容是否完整，那就先把它保存在草稿箱，然后在工作結束的時候帶著清晰的頭腦再檢查一次。在發送之前，請提醒自己檢查是否漏掉了重要細節，這個簡單的步驟可以幫助你避免忘記關鍵內容。另外，收件人更喜歡那些明確標記所有文件，并把它們用一封郵件發送的人。最后，盡量在電子郵件標題中包含關鍵主題，特別是在轉發郵件線程（e-mail chains）時，需要盡量避免使收件人因為不知道要專注哪一個主題而產生困惑。

6.利用電子郵件的優勢。我發現，利用附件彈出窗口來提醒自己不要遺漏文件這個功能非常有用。其他有用功能還有：在點擊發送按鈕后延遲10秒鐘發送，在此期間可以撤銷發送；為電子郵件添加標記，這是提高緊急事項截止日期重要性的一個簡單方式，但請盡量將標記留給真正重要的事項；對于一些人來說，讀取回執也是一個有用的功能，但有一點需要記住，那就是其他人可以關閉自動發送回執的功能。

時至今日，電子郵件仍被視為一種正式的通信方式，Benjamin Tsang認為研究者們遵循這6個方法可以有效地節省時間，提高效率，并避免誤解。Benjamin Tsang最后打趣地說：“我的研究主管終于不再看不懂我的電子郵件了。”

原文鏈接：

https://doi.org/10.1038/d41586-023-00592-2